مميزات تقن لإدارة مكتب الخدمات

لوحة التحكم

نظرة واحدة على المكتب كله بدل جمع الأرقام من أكثر من مكان.

• المعاملات الجارية والمنجزة وحالتها.
• التحصيلات والمصروفات والأرباح.
• أرصدة الكاش والشبكة لكل فرع.

إدارة المعاملات

تُسجَّل كل معاملة وتمرّ بمراحل واضحة، ولا يقفز أحد فوق مرحلة.

• المراحل: قيد الانتظار، قيد التنفيذ، مكتملة، مقفلة، أو ملغاة بسبب مكتوب.
• إسناد المعاملة لموظف، وكل تغيير في حالتها يُسجَّل بمن غيّرها ومتى ولماذا.
• لا تُقفل المعاملة قبل التحصيل الكامل، إلا بموافقة المالك على شطب المتبقي.
• المعاملات المكتملة والمقفلة لا تُحذف.
• إعادة فتح معاملة مكتملة بسبب مكتوب وقبل إقفالها.

العملاء والخدمات

ملف لكل عميل ودليل خدمات خاص بكل شركة، يختصران وقت إدخال المعاملة.

• عملاء أفراد ومؤسسات، مع بيانات الاتصال وسجل المعاملات والمرفقات.
• دليل خدمات لكل شركة فيه الأسعار والتكاليف والخطوات والمستندات المطلوبة.
• استيراد الخدمات من ملف Excel بدل إدخالها واحدة واحدة.

الإدارة المالية

قواعد مالية صارمة تحمي أرقامك من الخلط والتعديل بعد الاعتماد.

• الكاش والشبكة منفصلان لكل فرع، والتحويل البنكي يدخل ضمن الشبكة.
• لا تُعتبر المعاملة محصَّلة بالكامل إلا بدفعات مؤكدة، ومدير الفرع يؤكد الكاش.
• تسوية مدفوعات الشبكة: يُفصل إجمالي ما سُجّل عن صافي ما وصل البنك فعلًا.
• ربح كل معاملة يُحسب تلقائيًا بعد التكلفة الحكومية والتكاليف المباشرة، ويُعرض منفصلًا عن صافي الشركة بعد المصروفات.
• مصروفات مشتركة بين الفروع تُوزَّع بقواعد تضبطها أنت.
• استرداد جزئي أو كامل بموافقات تتدرج حسب المبلغ، مع توثيق السبب.
• تعديل التكلفة الفعلية بعد الإقفال بموافقة المدير أو المالك، مع سجل بكل تعديل.
• الحركة المالية المعتمدة لا تُحذف، وتُصحَّح بقيد عكسي موثَّق.

الفروع والموظفون والصلاحيات

كل فرع وكل موظف ضمن حدود تضبطها أنت.

• أدوار: مالك الشركة، ومدير فرع، وموظف.
• كل صلاحية قابلة للضبط: المالك للمديرين والموظفين، والمدير لموظفي فروعه فيما يملكه.
• للموظف فرع أساسي، ويمكن تكليفه مؤقتًا بفرع آخر لمدة محددة.
• لا يوافق أحد على طلبه بنفسه، حتى المالك.

الحضور والانصراف

حضور الموظفين بوقت الخادم لا بوقت جهازهم، وحالته تُحسب تلقائيًا.

• تسجيل الحضور والانصراف، مع جدول دوام وأيام غير عمل وسماحية تأخير تضبطها.
• حاضر أو متأخر أو غائب يُحسب تلقائيًا بتوقيت الرياض.
• تصحيح الحضور بواسطة مدير مخوَّل مع سبب وسجل بالقيمة السابقة والجديدة، ولا يصحّح أحد حضوره بنفسه.
• ربط أجهزة البصمة.

التقارير

تقارير تجيب عن أسئلة المالك والمدير مباشرة، وتُصدَّر عند الحاجة.

• أداء الموظفين والفروع والخدمات.
• الأرصدة والتحصيلات والأرباح والمصروفات.
• تصدير PDF بالعربية وExcel.
• كل مستخدم يرى فروعه وبياناته فقط، والأرباح لمن لديه صلاحية رؤيتها.

الأمان والخصوصية

عزل البيانات يتم في قاعدة البيانات نفسها، لا في الواجهة فقط.

• بيانات كل شركة وكل فرع معزولة عن غيرها.
• دعم المنصة لا يطّلع على بيانات شركتك إلا بإذن موثَّق.
• سجل تدقيق لكل عملية حساسة.
• تحقق بخطوتين للمالكين والأدوار ذات الصلاحيات العالية.
• نسخ احتياطي مشفَّر كل يوم.
• بيانات العمل لا تُحذف تلقائيًا.

يعمل على الجوال

واجهة عربية بالكامل من اليمين لليسار، مصمَّمة للجوال أولًا.

• تعمل على الجوال والكمبيوتر بنفس الحساب.
• قابلة للتثبيت كتطبيق على الجهاز.
• إشعارات داخل النظام.