كيف تتابع مراحل المعاملات وأداء الموظفين في مكتب الخدمات
عندما تُتابَع المعاملات في المحادثات والدفاتر، يصعب الجواب عن سؤال بسيط: أين وصلت معاملة هذا العميل ومن المسؤول عنها؟ تنظيم المراحل يحلّ هذا السؤال.
اعتمد مراحل واضحة
- قيد الانتظار: المعاملة استُلمت ولم يبدأ تنفيذها.
- قيد التنفيذ: موظف يعمل عليها.
- مكتملة: انتهى التنفيذ.
- مقفلة: اكتمل التحصيل وتثبّت السعر والموظف والفرع.
- ملغاة: أُوقفت بسبب مكتوب.
أسند كل معاملة لشخص واحد
المعاملة التي لا يملكها أحد تتأخر. اجعل لكل معاملة موظفًا مسؤولًا، وللمدير حق إعادة الإسناد.
سجّل كل تغيير
اكتب من غيّر الحالة، ومتى، ولماذا. هذا السجل يحميك من الخلافات الداخلية ويسهّل مراجعة أي معاملة متأخرة. وفي الإلغاء، اشترط سببًا مكتوبًا ولا تحذف المعاملة.
ما الذي تتابعه؟
- عدد المعاملات في كل مرحلة، خصوصًا ما طال بقاؤه في التنفيذ.
- عدد المعاملات المنجزة لكل موظف في الفترة.
- المعاملات المكتملة التي لم يكتمل تحصيلها بعد.
كيف يساعدك تقن
تمرّ كل معاملة في تقن بمراحلها بالترتيب ولا يُسمح بالقفز بينها، ويُحفظ تاريخ كل تغيير. ولا تُقفل المعاملة قبل التحصيل الكامل، إلا بموافقة المالك على شطب المتبقي.